Conheça como funciona o sistema eSocial e sua importância

O Decreto n.º 8373/2014 introduziu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Ele nada mais é do que um sistema digital para empresas comunicarem informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais de forma unificada ao Governo. Isso inclui dados como vínculos empregatícios, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, acidentes de trabalho, entre outros.

Em um mundo corporativo cada vez mais online e unificado, o objetivo do sistema é que a transmissão eletrônica destes dados simplifique a prestação de informações. Dessa forma, é possível reduzir a burocracia ao substituir múltiplos formulários e declarações. Além disso, o eSocial visa garantir direitos previdenciários e trabalhistas, simplificar obrigações, eliminar redundâncias e melhorar a qualidade das informações.

A utilização do eSocial é obrigatória para empregadores, determinada pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, conforme cronograma estabelecido pelo órgão. O projeto é uma iniciativa conjunta de diversos órgãos e entidades do governo federal, incluindo a Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, Receita Federal, Ministério da Economia, entre outros.

Como um sistema, o eSocial já passou por diversos melhoramentos e atualizações. Atualmente, ele permite que processos que demoravam dias para serem concluídos, sejam realizados em horas, sem a necessidade de deslocamento até órgãos governamentais e trabalhistas.

No entanto, para que o eSocial cumpra a sua função de facilitar o dia a dia das empresas e simplificar processos burocráticos, é preciso que os métodos de uso sejam compreendidos; em especial, a implementação da qualificação cadastral. Sem ela, todos os processos podem acabar sendo feitos em vão e o objetivo do sistema se perde.

O que é a qualificação cadastral?

A qualificação cadastral no eSocial envolve a correção das informações dos trabalhadores no cadastro da empresa, garantindo consistência com as bases de dados do CPF e do CNIS. Esse processo é essencial antes do envio de qualquer evento ao eSocial, pois as informações da empresa são confrontadas com as do próprio sistema. Qualquer disparidade resultará na rejeição automática do evento.

Como tirar a qualificação cadastral?

Para obter a qualificação cadastral, a Receita Federal disponibiliza uma ferramenta que permite a verificação segura e eficiente das informações dos colaboradores da empresa, identificando inconsistências entre as bases de dados e permitindo correções antes mesmo que o eSocial seja enviado. A consulta pode ser feita de duas maneiras:

• Em lote: Envio dos dados de vários colaboradores em um arquivo de texto, com um prazo de 48 horas para verificação pela Receita Federal, seguindo um layout indicado pelo portal do eSocial.
• Web: Preenchimento de um formulário individual com as informações de cada colaborador, recomendado para empresas com poucos funcionários, permitindo uma segunda verificação sobre a situação cadastral do eSocial.

Independentemente do método escolhido, é importante que a empresa imprima e arquive o comprovante de qualificação cadastral.

O eSocial é uma ferramenta que já inclui a tecnologia nos processos burocráticos empresariais. Para tirar o maior proveito dela, é preciso que as empresas invistam nos processos tecnológicos e na capacitação de servidores que consigam lidar bem com essas mudanças, a fim de trazer inovação e simplicidade para a rotina corporativa.